4. Börja registrera bild

4.1 Skriv in bildens nr
Den visningsbild som skall registreras ska vara placerad i en bildfil enl pkt 2.3.
Klicka på "Foton".
Klicka på "Ny post med undernr". "Formulär för att hämta bilder" kommer fram ( gäller om "inmatningsspärr" valts i databasinställningar ) Längst upp till vänster finns ett första urval som blir synligt genom att klicka på expansionspilen. Välj exempelvis "Alla bildfiler i mappen" Klicka på "Sök bilder" . I rutan "Välj bildfil" visas i en expanderad ruta alla tillgängliga bilder. Klicka på valt bildnummer
Den valda bilden och dess nummer visas till höger i samma formulär. Är du nöjd med valet klicka på "Klar".
En liten ruta med texten " Inskrivning av ny post i fotoregistret" visas med vald bilds nummer. Klicka på OK.
Ny text med "Ange undernummer" kommer fram. Kan användas ex när man scannar både fram och baksidan på en bild. Behövs inte numret klicka på OK en gång till. Bilden visas nu som liten bild och stor bild längst ned på sidan.
Ett "Registreringsdatum" tilldelas bilden och bildens nummer eller benämning är inskriven. När du väljer att spara klickar du på "Spara post" och då fylls även fältet "Registrerad av" i automatiskt.

Om varianter av bilden har nummer av typen 123456_x, där x är ett undernummer, raderas _x. Klicka på OK. Ny text med "Ange undernummer" kommer fram, skriv x som undernummer. Klicka på OK. Bildens nummer är nu 123456_x i Theodor.

Anmärkning; Om det finns många bilder i bildmappen kan det vara lämpligt att begränsa urvalet genom att klicka på expansionspilen (listboxen) till höger om "Sök". Välj lämpligt alternativ som ex "Bildfilerna börjar med" i rutan till höger, skriv lämpliga tecken och klicka på "Sök bilder" till höger. Urvalet visas i expansionsrutan "Välj bildfil". Klicka på önskad bild som visas. Klicka på "Klar"

4.2 Skriv in arkivplats för analogt original
Varje förening lär ha sitt system, de rutor som man kan utnyttja är "Mappnr", "Filmnr" och "Samling-Arkiv/Serie/Volym"
Samling är en grupp bilder som föreningen av någon anledning tydligt vill koppla till varandra. Det finns även möjligheten att koppla bilderna till varandra genom att under personer ange donator etc. Klicka på expansionspilen i rutan
"Samling-" och välj en av samlingarna som måste vara fördefinierad. För att skriva in en ny samling starta från första sidan "Välkommen till Theodor Foto" och klicka på "Samlingar".

4.3 Skriv in arkivplats för digitalt original " Cd/Placering".
Denna plats måste vara reserverad för museets behov av att ange var det digitala originalet finns i museets samlingar. Det rekommenderas att du skriver in din organisations museikod följt av numret på den CD-skiva som den digitala mastern lagras på.

4.4 Rutorna "Inventarienr" och "Undernr"
Kan användas för att referera till ett avfotograferat föremål som ingår i hembygdsföreningens samlingar.

4.5 Skriv in fotodatum.
Man kan välja fotoår, månad, dag eller tidsintervall genom att ange även slutet på intervallet.Genom att klicka på "tidskod" kan man välja något av tilläggen; C = Ca, T = tal, E = Efter, F = Före, U= Tidsuppgift saknas. År skrivs med 4 siffror, månad med 1 eller 2 siffror ex 3, dag med 1 eller 2 siffror ex 14.

4.6 Rutan "Fotograf"
Rutan fylls i automatiskt efter det att fotograf valts med hjälp av "Välj fotograf " längre ned.

4.7 "Anmärkning Bildnr eller Film"
Rutan "Anmärkning Bildnr eller film" har använts som kort överordnad beskrivning av ex en film, eller en grupp bilder, som exempelvis tagits vid ett tillfälle och varje bild beskrivs under "Fritext".

4.8 Ange motiv
Under rubriken "Fritext" skrivs den sammanhållande bildbeskrivningen av den enskilda bilden. Sökningen i databasen sker även med hjälp av nyckelord som anges i följande rutor:
- I rutan under "Realnr" till höger skriv in början på ett lämpligt ord så kommer automatiskt förslag upp. Om du behöver hjälp finns en expansionspil längre till höger där du kan bläddra bland alternativen. Man kan också arbeta mer systematiskt genom att klicka i den vänstra rutan under "Realnr". "Formulär för att hämta Outlinekoder" kommer fram. I rutan "Välj kategori" kan en av ca 90 kategorier väljas. Efter val av kategori visas ett antal underkategorier som man kan välja mellan. Det är möjligt att ange fler "Realnr".
- Upprepa proceduren under rubriken "Motivord". Det finns ytterligare rutor där fler ord kan skrivas in för att förbättra chansen att någon hittar bilden i framtiden.
- Tycker du att det saknas ett motivord går det att lägga till sådana. När du skrivit in det saknade motivordet och klickar på spara kommer en ny ruta där du skall bekräfta att du vill införa ordet. Klicka på OK.

4.9 Ange plats
Längre ned på sidan 1 finns rubriken "Välj en plats" som visas efter det att man klickat på "Ändra". Klicka på expansionspilen till höger och välj en av de fördefinierade platserna. Finns inte platsen fördefinierad får den skrivas in, se inskrivning av platser.
Är listan stor skriv in de första bokstäverna för att snabbare komma fram. Klicka på vald plats.
Klicka på "Fler alternativ" och välj ett alternativ. Väljs inget erhålls automatiskt "Topografisk bestämning av foto".
Man kan arbeta med två listor, dels en för den egna föreningens område ( ex socken ), dels en för Västernorrland. Arbetar man med den lokala platslistan visas texten "Hela platslistan" som man klickar på för att kunna arbeta med hela listan och tvärtom. Kommandot CTRL + P skiftar också mellan listorna.

4.10 Ange fotograf
Lämlig rubrik visas när "Formulär foto inmatning " visas på skärmen och rutan " Ändra" klickas. Rubriken "Välj fotograf " visas. Till höger finns en expansionspil som när den klickas visar en tabell med fördefinierade personer/firmor. Välj fotograf genom att klicka på önskat namn. Är det en okänd fotograf klicka på "Okänd". Klicka på "Spara" så dyker "Okänd " upp under rubriken "Fotograf" lite längre upp.

4.11 Välj personer
Klicka på " Personer " i verktygslisten längst upp. Lyser texten inte blå klicka på "Spara" och klicka sedan på "Personer". En ny sida visas. Klicka på "Skriv in personer på bilden". 10 fält visas. Klicka på pilen till höger och en rull-list med fördefinierade personer visas. Välj ett namn. Efter namnet finns ett fält till höger för att definiera var personen finns på bilden om det är flera personer.
Efter val av namn och tillägg klicka på spara.
Har du mer än 10 personer klicka på spara och sedan ändra så kan du fylla i nästa 10 personer.
Klicka på " "Tillbaka". Du kommer nu till första sidan och där finns de utpekade personerna angivna . Före vidare arbete klicka på "Ändra" på första sidan. Proceduren spara - ändra är införd för att säkerställa att ingen information förloras vid sidväxling.
Om man vill ändra på personer eller ordningen på personerna på bilden så klicka på "Uppdatera formulär" så placeras personerna i rätt ordning.
Finns det bara ett fåtal personer på bilden kan du redan på "Formulär Foto inmatning" ange namnbärarens förhållande till bilden.

4.12 Ägare till förlagan.
Lämlig rubrik visar sig först när "Formulär foto inmatning " visas på skärmen och rutan " Ändra" klickas.
Rubriken "Fotograf " eller "Välj ett namn ur listan" visas. Klicka på "Fler Alternativ" till höger. En ny rubrik visar sig " Välj namnbärarens förhållande till bilden". Klicka på pilen till höger, välj rätt alternativ.

4.13 Metadata
Metadata finns på sidan 2 av "Formulär foto inmatning ". Klicka på "Sida 2".
Förlagans storlek, cm
Typ av förlaga ( film, neg färgfilm, dia, pappersbild, digitalt original, glasplåt och vykort )
Masterbildens pixel BxH
Bitdjup/färgdjup
Bildfilsstorlek
Färgmodelltillhörighet ( svartvit, Adobe 1998, annan )
Bildrättigheter
Tillstånd för visning på internet
Fritext. Intern. Kan användas för att tala om att bilden får visas på internet efter ett visst år.

4.13 Ansvarig för inmatning av uppgifterna och inmatningsdatum.
Skrivs ut automatiskt.

4.14 Snabbmeny
Genom att klicka, utanför de olika fälten, på högerknappen visas en snabbmeny.